Уважаемые мастера!

Хочу поделиться с вами моей версией каталога работ и списка продаж в программе Microsoft Excel. Дома у меня стоит старенькая версия MS Office-2003, поэтому по функционалу она подойдет всем, включая более поздние версии. По образованию я экономист, много лет тесно работала с ИТ-отделом в компании, и создание подобных баз в Excel вначале было моей основной задачей, пока не появилось более интересные продвинутые системы. Но об этом потом. А пока – таблицы, проверенные временем, не одной компанией и десятками человек.

Почему это может быть нужно Вам?

Вам нужны отчеты по своей работе. Не всегда удобно иметь просто _список работ_. Иногда хочется посмотреть статистику продаж за прошлые месяцы, годы. Хочется смотреть, что продавалось больше – материалы или уникальные работы. То интересно количество покупок, то их сумма. В общем, любые варианты. Но по списку приходится собирать их вручную, считать, складывая ячейки, и это отнимает много времени. Не скрою, на многих коммерческих предприятиях, даже довольно больших, этот учет не автоматизирован. Ещё занимательный вопрос – планирование. Что будет выставлено в ближайший месяц, три месяца, год? Что-то в резерве, что-то надо доделать и выставить, может быть дозаказать. У многих есть заявки-заказы на год вперед. Хотелось бы учесть и их.

Но как не запутаться во всем этом??? Очень многих пугают большие таблицы и большие объемы данных. Не бойтесь, я с вами :) в версии 2003 Excel 65 536 строчек вниз, мы их все укротим и заставим служить себе на благо. Если вам пока хватает их для ведения своих дел – значит, это ваша статья. Если нет… об этом будет отдельный разговор.

Итак, обобщим требования:

1. Нужен список выставленных позиций;
2. Хочется видеть, что уже продано, а что в резерве;
3. Обязательна сортировка по коллекциям, по категориям, по любой вашей индивидуальной аналитике (особенно актуально для больших объемов);
4. Ближайшие заказы и приблизительные планы;
5. Все это должно быть наглядно видно;
6. Из имеющихся данных должны получаться любые отчеты, которые вам нужны сейчас;
7. Если есть несколько магазинов, хочется иметь все в одном месте, и смотреть общую статистику;
8. и самое наверно ВАЖНОЕ: все это не должно отнимать много времени и просто обязано быть простым в эксплуатации.

Предлагаю свой вариант файла Excel версии 2003 года, удовлетворяющий этим требованиям. Это шаблон, данные в нем условны.

Во избежание повторений не буду объяснять основы создания таблиц – как написать текст, или как отформатировать шрифт. Если что-то нужно будет пояснить – пишите в комментариях, с удовольствием объясню.

Основы создания таблиц можно посмотреть в публикации Нуждаевой Ирины "Каталог Ваших изделий? Запросто"

Давайте начнем

Первое, что надо сделать – определить списки ваших аналитик, а именно в нашем случае:

1. Список коллекций
2. Список категорий
3. Список магазинов
4. Список статусов позиций – это очень важно! Это те слова, по которым Вы будете понимать, что с позицией. У меня это обычно слова «отправлено» (аналог «продано»), «резерв», «выставлено», «оплачено», «выполняется», «план». Можно и другие формулировки, главное чтобы их было не много. По опыту – 6 штук – максимум.

Открываем Excel и забиваем эти списки в строчки в разных местах. Я немного сразу форматирую для удобства – ширина столбца, жирный шрифт заголовка. Вот так:

Теперь каждому списку присваиваем имя: выделяем его мышкой, в меню «Вставка-Имя-Присвоить».

Присваиваем каждому списку (не одной ячейке, а именно списку) имя согласно названию – коллекция, категория, магазин, статус.

Готово.

Хитрость: это можно сделать быстрее в этом вот поле: просто щелкнуть на него и вписать нужное имя. Но не у всех панели одинаковые.

ПРИГОТОВЬТЕСЬ ИСПУГАТЬСЯ!

Создание базы

Самый наш главный лист – это база данных позиций. Открываем пустой лист и начинаем вписывать заголовки столбцов.

Вот мой приблизительный их список:

1. №
2. Дата выставки
3. Месяц выставки
4. Год выставки
5. Наименование уникальное
6. Коллекция
7. Категория
8. Материал (если нужна аналитика, например, по материалу – бисер, дерево, латунь)
9. Магазин (для тех, у кого их несколько)
10. Аналитика1 (если ещё что-то хочется смотреть по позициям – например, это может быть «Заказ» - да или нет)
11. Сумма (или цена за 1 - если есть партии)
12. Количество (если есть партии)
13. Итого (если у вас уникальные товары, то только этот столбец)
14. Покупатель
15. Статус

В ней мы ведем весь наш учет, от сумм до планов и продаж, и все отчеты создаются на основе этой базы. Не бойтесь, не все придется заполнять руками.

Обратите внимание, в этом листе я не веду расчет себестоимости, как в мастер-классе выше. При желании все эти столбцы можно добавить дополнительно.

Приводим лист в порядок:

1. Форматируем поля

Все даты (2 штуки) – как «дату». Я выбираю обычно вид 14.03.2001, но может кому как по другому нравится.

Сумму и Итого – как финансовый без обозначения с числом десятичных знаков 0 (если работаете без копеек ; )

Здесь же я вставляю номера путем протяжки по порядку - на столько позиций, сколько нужно.

2. Вставляем формулы: для автоматического расчета месяца и года выставления и продажи.

Аналогично для даты продажи.

Если как у меня в примере месяц и год получаются в формате даты – делаем для них формат ячеек - «общий».

Вставляем формулу для итого: =Сумма*Количество

3. Теперь интересное. Сделаем так, чтобы в ячейках можно было выбрать из списка то, что мы писали в первом листе.

Встаем на нужную ячейку где нужен список, строка 2 столбец "Коллекция" – в меню Данные – Проверка. И в параметрах выбираем: «Список», а источник – «=имя нашего списка», в данном случае – коллекция – так, как мы его назвали на первом листе.

Что получаем – выпадающий список наших коллекций. Мега удобно, и ничего лишнего случайно вбить нельзя.

Аналогично делаем для Категории, Магазина и Статуса.

4. Давайте раскрасим нашу таблицу яркими красками.

Я хочу, чтобы те позиции, которые отправлены (т.е. с ними все в порядке), были закрашены в таблице серым цветом. Те, которые выставлены в продаже пусть будут зеленые. Резерв и оплачено должны быть красным – за ними нужно особенно проследить. А те, которые выполняются или в плане – пусть будут желтые.

Для этого: красим весь список в зеленый цвет. Заодно можно сделать и границу – это делается с помощью кнопок на верхней панели.

Теперь выделяем строку №2 – все столбцы от № до статуса.

И в меню: Формат- условное форматирование.

Выбираем слева: «формула» (там есть ещё «значение», но нам не надо). В правом поле пишем «равно», щелкаем на ячейку во второй строчке «Статус» - она у нас R2, опять пишем «равно» и в кавычках «отправлено».

Доллар, который выделен черным – удаляем. Получается

=$R2=«отправлено»

Щелкаем «формат» справа, выбираем «Вид» и цвет ячейки: для отправленных – серый, как мы решили. Жмем «ок».

Теперь добавляем ещё 2 условия с помощью кнопки «а также».

Для множественных значений используйте формулу «ИЛИ». Не забудьте убрать везде лишний доллар перед номером строки.

Вот что должно получиться в итоге:

Волшебство: теперь, когда в поле «статус» Вы выберете один из этих статусов, строка таблицы покрасится в тот цвет, который вы указали в условном форматировании. Вы не пропустите «резерв» или «оплачено» потому, что он затеряется – он будет бросаться в глаза своим ярким цветом.

5. Теперь форматируем все строчки списка таким же образом. Выделяем строку (щелкаем на её номер слева) и нажимаем волшебную кнопку «формат по образцу».

Выделяем все строчки нашего списка. Теперь все они имеют тот же формат, что и первая строка (строка №2 в нашем примере).

6. Скопируем все формулы в наши форматированные строчки. Я просто выделяю все, начиная от «месяца выст» до «статуса» и копирую – пока все пусто. Что попалось из тестовых данных, удаляю.

7. Чтобы «лишние» поля нам не мешали, скроем их. Только надо будет следить, чтобы в них всегда были формулы. Если добавляете новые строки, просто нужно их скопировать туда протяжкой либо просто копи-паст.

Сделать это можно с помощью группировки:

Выделяем столбцы, которые нужно иногда скрывать, в меню Данные – Группа и структура – Группировать. При нажатии на плюсик или минусик столбцы будут соответственно появляться или исчезать.

8. Включите сразу Автофильтр - встать на любую ячейку нашей таблицы и в меню Данные - Фильтр - Автофильтр. С ним будет удобнее. Вот так:

ПОЗДРАВЛЯЮ!

Подготовка шаблона завершена. Можно начать его заполнение.

Дополнительные замечания:

1. Для добавления строчек используйте «добавить ячейки», вставая на последнюю строчку ОКРАШЕННОЙ таблицы. Таким образом, Вы будете копировать нужные фильтры. Сразу не очень удобно, но быстро привыкаешь.

Добавляя строки, нумерация снизу будет сдвигаться. Это хорошо, потому что держит в тонусе и помогает контролировать правильное добавление строк. Главное – чтобы при вставке строк сохранялся цвет заливки – в нашем случае зеленый. Не забывайте копировать формулы для месяца и года, а также в «Итого».

2. Рекомендую ещё почитать публикацию Nia "Как собрать нужную информацию и не заблудиться в ней"

Там подробно описано про автофильтры и формулы, правда более новой версии Excel, там функций немного больше.

3. Почему я не вставляю фотографию работы?

Ответ прост: вставка фотографий существенно увеличит размер Вашего файла, тем самым повысив риски его «повисания» и повреждения. Гораздо удобнее работать с цифрами и текстом, а при необходимости открывать картинку и смотреть, что это за позиция. Тем более, что это актуальнее для магазинов с большими оборотами и похожими изделиями, например, для ювелирной фурнитуры.

Можно добавить столбец для фотографий, куда вставлять ссылку на картинку на компьютере через «Вставка – Гиперссылка – Файл». Она будет открываться в новом окне.

4. Внимание! Переносить информацию копированием из старых файлов не получится – собьется форматирование. Если такое понадобится – пишите, есть специальная не сложная функция, которую я тоже могу осветить.

!!! Я заполняю его условными данными - для примера. Но если найдется мастер, которому приглянется такой вид ведения учета и он захочет перевести свой каталог в такую базу и показать его как пример - пишите, я с удовольствием помогу и сделаю для него базу с условным форматированием и отчетами. Вообще, пишите, я очень люблю эти таблицы и делаю их очень быстро и с удовольствием.

Заполнили. ЛЮБУЕМСЯ!

Вот что получается:

Цвет строки получается автоматически - при изменении статуса.

Уже сейчас нажимая стрелочку справа в названии столбцов - автофильтр, можно выбирать позиции по всем параметрам – по категориям, магазину, по статусу - что в резерве, что надо отправить и проч.

Можно использовать не один фильтр: как в примере - по брошам и скажем, по статусу и по магазину. Будут показываться только те строки, для которых это верно.

Хитрость: если при фильтрах (да и вообще) выделить столбец с любыми числами - по умолчанию внизу справа будет показываться их сумма. В примере выделен столбец "Сумма" и внизу показывается вся сумма по категории "Броши".

Вот и создана наша база для будущих отчетов. В следующей публикации я покажу, как создавать на её основе нужные нам формы отчетов более сложных, чем по автофильтру - с помощью сводной таблицы.

Надеюсь, Вам было интересно и Вы узнали что-то новенькое для себя! Это моя первая публикация, и я буду рада любым комментариям.