Эта публикация - дополнения к каталогу, созданному нами в части 1 моей статьи "Удобный список продаж и отчеты в Excel-2003. Часть 1. База работ". Ряд комментариев натолкнул меня на мысль, как можно учитывать и следить за такими вещами, как повторы и выставки. Конечно, кому-то не понадобятся все столбцы, тогда можно выбрать из тех, которые нужны.

Здесь в основном описания. Техническая часть - в предыдущем посте.

Что я хочу добавить в наш каталог.

Учет выставок

Добавляем столцы: "Выставка" и "Продано на выставке". Почему два - сейчас поясню.

По умолчанию я подразумеваю, что одна вещь участвует в одной выставке. И если вещь не продалась, она продается вновь в магазине. Если у кого по-другому, поправьте меня!

Вещь могла участвовать в выставке или не участвовать. И быть там продана или нет. Хотим видеть:

1. Все вещи, которые участвовали в конкретной выставке;

2. Статус проданных на выставке вещей - т.е. сумма, вырученная на выставке;

3. Вещи, которые были на выставке, но не продались.

Теперь для позиции есть возможность указать "Выставки" - для них можно сделать такой же список, как и для Коллекций и Категорий (см. предыдущий пост). В списке указать перечень выставок, в которых участвуете.
Если вещь уехала выставляться - название выставки указывается в поле "Выставки". В поле "Продано на выставке" ставим "да", если вещь продалась там. Если нет - то "нет", и пусть висит как "выставлено" (в магазине).

Смотрим результат с помощью автофильтра:

Отбираем по фильтру интересующую нас выставку (в примере - Вермя кукол 2012). Видим все позиции, которые там были и выделяя столбец можем видеть сумму, на которую на выставке было товара (в примере 1550 - выделено красным внизу).

И есть аналитика "Продано на выставке" - можно поставить второй фильтр по "да" и аналогичным образом увидеть сумму, на которую продано. То, что не продано на выставке, может быть уже продано в магазине - но нам ведь интересен именно результат от выставки! Эти два дополнительных столбца решат эту проблему.

Учет повторов

Добавляем столбцы: "Возможность повтора" и "Повтор". Если в поле "повтор" стоит "нет", это означает, что эта вещь была новая или выполнена в единственном экземпляре. Если в поле "повтор" стоит "ДА", это значит, эта вещь - точный повтор имеющейся в каталоге вещи. Следите, чтобы в таком случае уникальное название было одинаковое.

Для новой вещи надо понять, возможнен ли её точный повтор. Если да, то в поле "Возможность повтора" ставим "ДА"

Если вещь уникальная, т.е. её абсолютный повтор невозможен, ставим в "Возможности повтора" "НЕТ".

В этом случае мы можем посмотреть, сколько раз та или иная вещь была повторена, какие вещи уже повторялись, какие нельзя повторять.

Для больших объемов и магазинов для творчества

Возьмем мои вязаные цветочки. В поле "количество" я указываю их 50 - не копировать же 50 строчек по цветочку. А если их купили, допустим 20 штук? И информация по повторам Вам почему-то нужна - дополнительно Вы производите уникальные вещи, для которых важна эта аналитика.
Предлагаю в таком случае изменять строку так: изменить количество на 20 и указать статус "продажи". Потом создать новую строчку и указать количество 30 в статусе выставлено. При этом в "повторах" указать "да". Тогда отчет покажет все правильно.

Актуально для фурнитуры, бусин, например, когда на складе 500 штук бусин. Всегда видно, сколько осталось.

Ещё: бусины могут оставаться такими же по виду, но допустим, подорожали. Добавьте столбец "Партия" - здесь можно будет писать номер партии или комментарий, и будет понятно, отчего цена другая.

Несколько позиций в заказе

Разные покупатели с одинаковыми именами заказывают одинаковые товары. Что делать?

Добавляем поле "Заказ". Предлагаю называть его следующий образом: "id покупателя - дефис - номер заказа по порядку".

Т.е. у одного покупателя с id 698 будут заказы id698-1, id698-2. Можете называть его как угодно, просто id - уникальный номер, и Вы не ошибетесь. Подробно про id можно прочитать у Микулиной Ирины "Как не заблудиться в трех Олях". Подробно и информативно.

Обратите внимание: у одного и того же покупателя (Оля Б) два разных заказа. При фильтрации на покупателя все его заказы будут автоматом попадать в отчет.

Ну и наконец, я совсем забыла про столбик "Примечание". Куда же писать всякие комментарии, которые не попали в основные столбцы? Иногда они бывают нужны! Добавьте его тоже.

Надеюсь, мои небольшие дополнения будут Вам полезны! Спасибо за внимание. Продолжние выложу в ближайшие дни!

Ещё раз - первая часть публикации здесь: "Удобный список продаж и отчеты в Excel-2003. Часть 1. База работ"